Steuersoftware für Kleinunternehmer 2025: Die perfekte Lösung für §19 UStG

Als Kleinunternehmer haben Sie es bei der Steuererklärung grundsätzlich einfacher – keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen, keine komplexen USt-Berechnungen. Trotzdem brauchen Sie die richtige Software, um Ihre Buchhaltung ordentlich zu führen und die Kleinunternehmerregelung korrekt anzuwenden. In diesem Guide zeige ich Ihnen, welche Steuersoftware sich speziell für Kleinunternehmer eignet und worauf Sie achten müssen.

Was macht Kleinunternehmer steuerlich besonders?

Die Kleinunternehmerregelung im Überblick

Nach §19 UStG können Unternehmer mit geringen Umsätzen von der Umsatzsteuerpflicht befreit werden:

• Umsatzgrenze 2024/2025: Maximal 22.000€ im Vorjahr und voraussichtlich 50.000€ im laufenden Jahr
• Keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen
• Keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen erforderlich
• Keine Vorsteuer-Berechtigung (können keine Vorsteuer geltend machen)
• Vereinfachte Buchführung mit EÜR ausreichend

Steuerliche Pflichten trotz Kleinunternehmerregelung

Auch als Kleinunternehmer haben Sie wichtige steuerliche Verpflichtungen:

• Einkommensteuererklärung mit Anlage S und EÜR
• Gewerbesteuererklärung bei Gewerbebetrieb über 24.500€ Gewinn
• Ordnungsgemäße Buchführung und Belegaufbewahrung
• Rechnungsstellung ohne Umsatzsteuer-Ausweis
• Gewinnermittlung per Einnahmenüberschussrechnung

Die richtige Software hilft Ihnen dabei, all diese Anforderungen unkompliziert zu erfüllen.

Die 5 besten Steuersoftware-Lösungen für Kleinunternehmer

1. Lexoffice: Speziell kleinunternehmerfreundlich

Vorteile:

• Einfache Aktivierung der Kleinunternehmerregelung
• Automatisch richtige Rechnungsvorlagen ohne USt-Ausweis
• Intuitive EÜR-Erstellung ohne Umsatzsteuer-Spalten
• Banking-Integration für automatische Buchungen
• Günstige Einstiegstarife ab 12,90€/Monat

Nachteile:

• Monatliche Kosten auch bei geringer Nutzung
• Weniger Features in den Basic-Tarifen

Ideal für: Kleinunternehmer, die eine moderne Cloud-Lösung mit kontinuierlicher Buchhaltung suchen

2. Kontist: Banking + Buchhaltung für Kleinunternehmer

Vorteile:

• Geschäftskonto inklusive Buchhaltungs-Features
• Automatische Kategorisierung von Transaktionen
• Kleinunternehmer-Modus von Anfang an integriert
• Sehr günstig ab 9€/Monat
• Steuerrechner für Vorauszahlungen

Nachteile:

• Kontoeröffnung erforderlich
• Weniger umfangreiche Reporting-Funktionen
• Beschränkte Rechnungserstellung

Ideal für: Kleinunternehmer, die Banking und Steuer aus einer Hand wollen

3. WISO Steuer: Einmal jährlich optimal

Vorteile:

• Spezielle Kleinunternehmer-Assistenten
• Einmalige Kosten (25-40€ pro Jahr)
• Umfassende Hilfen zur Kleinunternehmerregelung
• Direkte ELSTER-Übermittlung
• Auch für komplexere Steuersituationen geeignet

Nachteile:

• Keine laufende Buchhaltung möglich
• Nur für jährliche Steuererklärung nutzbar
• Keine Banking-Integration

Ideal für: Kleinunternehmer mit einfacher Geschäftstätigkeit, die nur einmal jährlich ihre Steuer machen

4. sevDesk: Für wachsende Kleinunternehmer

Vorteile:

• Problemloser Wechsel von Kleinunternehmer zu Regelbesteuert
• Umfangreiche Funktionen für Wachstum
• Automatische Belegerkennung
• DATEV-Export für Steuerberater
• Solide EÜR-Funktionen

Nachteile:

• Höhere Kosten ab 12,90€/Monat
• Viele Features für reine Kleinunternehmer überdimensioniert

Ideal für: Kleinunternehmer, die schnell wachsen und bald die Umsatzgrenzen überschreiten könnten

5. FastBill: Fokus auf Kleinunternehmer und Freelancer

Vorteile:

• Sehr einfache Bedienung
• Kleinunternehmer-Templates vorinstalliert
• Günstige Starter-Tarife
• Zeiterfassung für Dienstleister integriert
• Automatische Mahnungen

Nachteile:

• Begrenzte Steuer-Features
• Keine umfangreiche EÜR-Erstellung
• Support nur per E-Mail

Ideal für: Freelancer und Dienstleister mit sehr einfachen Strukturen

Wichtige Features für Kleinunternehmer-Software

Must-Have Funktionen

Kleinunternehmerregelung korrekt abbilden:

• Rechnungen automatisch ohne Umsatzsteuer erstellen
• §19 UStG-Hinweis auf Rechnungen
• EÜR ohne Umsatzsteuer-Spalten generieren
• Warnung bei Überschreitung der Umsatzgrenzen

Vereinfachte Buchhaltung:

• Automatische Bankingdaten-Integration
• Belegerfassung per Smartphone-App
• Kategorisierung nach Betriebsausgaben-Arten
• Export für Steuerberater (DATEV)

Steueroptimierung:

• Betriebsausgaben-Assistent
• Abschreibungsrechner für Anlagegüter
• Fahrtkostenabrechnung
• Bewirtungskosten-Verwaltung

Nice-to-Have Features

• Zeiterfassung für stundenbasierte Abrechnung
• Projektverwaltung für verschiedene Auftraggeber
• Mahnwesen für überfällige Rechnungen
• Angebotserstellung mit Conversion zu Rechnungen
• Dashboard mit wichtigen Kennzahlen

Schritt-für-Schritt: Die richtige Software wählen

1. Geschäftsmodell analysieren

Einfache Kleinunternehmer (Jahresumsatz unter 10.000€):

• Wenige Kunden und Rechnungen
• Einfache Betriebsausgaben
• → Empfehlung: WISO Steuer oder Lexoffice Basic

Aktive Kleinunternehmer (10.000-20.000€ Jahresumsatz):

• Regelmäßige Rechnungsstellung
• Diverse Betriebsausgaben
• → Empfehlung: Lexoffice oder Kontist

Wachsende Kleinunternehmer (nahe den Grenzen):

• Überschreitung der 22.000€ wahrscheinlich
• Komplexere Geschäftsstrukturen
• → Empfehlung: sevDesk oder Lexoffice Pro

2. Kosten-Nutzen abwägen

Kostenlose Varianten:

• ELSTER für reine Steuererklärung
• Excel-Vorlagen für einfache EÜR
• Nachteile: Hoher manueller Aufwand, fehleranfällig

Budget-Lösungen (bis 15€/Monat):

• Kontist, Lexoffice Basic, FastBill
• Grundfunktionen für die meisten Kleinunternehmer ausreichend

Premium-Lösungen (15-30€/Monat):

• sevDesk, Lexoffice Pro
• Umfangreiche Features für komplexere Fälle

3. Zukunftsperspektive berücksichtigen

Planen Sie vorausschauend:

• Wachstum erwartet? Wählen Sie Software, die Regelbesteuerung unterstützt
• Mitarbeiter geplant? Achten Sie auf Multi-User-Funktionen
• Steuerberater gewünscht? DATEV-Export sollte verfügbar sein

Praktische Tipps für Kleinunternehmer

Die Kleinunternehmerregelung optimal nutzen

Umsatzgrenzen im Blick behalten:

• Monatliche Umsatz-Überwachung in der Software einrichten
• Warnung bei 20.000€ Jahresumsatz aktivieren
• Rechtzeitig entscheiden: Weiter Kleinunternehmer oder wechseln?

Betriebsausgaben maximieren:

• Alle Geschäftsausgaben sauber dokumentieren
• Anteilige Kosten (Handy, Internet, KFZ) berücksichtigen
• Fortbildungskosten und Fachliteratur nicht vergessen
• Häusliches Arbeitszimmer prüfen (1.250€ oder 1.260€ Pauschale)

Rechnungsstellung korrekt:

• §19 UStG-Hinweis: “Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet”
• Fortlaufende Rechnungsnummern verwenden
• Alle Pflichtangaben vollständig (Name, Adresse, Steuernummer)

Häufige Fehler vermeiden

Umsatzgrenze übersehen: Viele Kleinunternehmer überschreiten unbemerkt die 22.000€-Grenze und werden automatisch umsatzsteuerpflichtig. Die Software sollte warnen!

Vorsteuer fälschlicherweise geltend machen: Als Kleinunternehmer können Sie keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen ziehen – auch wenn diese ausgewiesen ist.

Unvollständige Belege: Auch ohne Umsatzsteuer müssen alle Geschäftsausgaben mit ordentlichen Belegen dokumentiert werden.

Gewerbesteuer vergessen: Ab 24.500€ Gewinn wird Gewerbesteuer fällig – auch für Kleinunternehmer!

Wann sich ein Steuerberater lohnt

Steuerberater trotz Software sinnvoll bei:

• Komplexen Geschäftsmodellen mit verschiedenen Einkunftsarten
• Geplanter Expansion über die Kleinunternehmergrenze hinaus
• Unsicherheit bei der Gewerbeanmeldung (Gewerbe vs. Freiberuf)
• Internationalen Geschäften oder besonderen Branchen
• Investitionen in teure Wirtschaftsgüter mit Abschreibungen

Hybrid-Ansatz: Software + punktuelle Beratung

Die optimale Lösung für viele Kleinunternehmer:

• Laufende Buchhaltung mit Software selbst erledigen
• Einmalige Beratung bei Gründung und wichtigen Entscheidungen
• Jährliche Kontrolle der Steuererklärung durch Experten
• Software-Schulung durch Steuerberater für optimale Nutzung

Fazit: Die beste Steuersoftware für Ihre Kleinunternehmer-Situation

Als Kleinunternehmer haben Sie bei der Steuersoftware eine große Auswahl. Für die meisten ist Lexoffice die beste Wahl, da es die Kleinunternehmerregelung optimal abbildet und alle wichtigen Funktionen bietet. Kontist eignet sich perfekt für alle, die Banking und Buchhaltung kombinieren möchten. WISO Steuer ist ideal für preisbewusste Kleinunternehmer, die nur einmal jährlich ihre Steuererklärung erstellen.

Wichtiger als die perfekte Software ist jedoch, dass Sie überhaupt digital arbeiten und Ihre Belege ordentlich verwalten. Jede der vorgestellten Lösungen ist besser als Excel-Chaos oder Schuhkarton-Buchhaltung.

Starten Sie einfach: Nutzen Sie Testversionen, probieren Sie verschiedene Tools aus und entscheiden Sie dann. Die meisten Anbieter ermöglichen problemlose Datenmigration, falls Sie später wechseln möchten.

Für weitere Informationen zu digitalen Steuertools empfehle ich auch unseren umfassenden Vergleich der besten Steuertools für Selbstständige sowie den praktischen Leitfaden zur Steuererklärung. Falls Sie vorhaben, über die Kleinunternehmergrenze zu wachsen, finden Sie in unserem Guide zur digitalen Umsatzsteuer-Voranmeldung wertvolle Informationen für den nächsten Schritt.

Vergessen Sie nicht: Mit der richtigen Steuersoftware sparen Sie nicht nur Zeit, sondern oft auch bares Geld durch optimierte Betriebsausgaben und eine korrekte Steuererklärung. Die Investition von 10-30€ monatlich zahlt sich meist schon durch eine einzige vermiedene Steuerberaterstunde aus!