Steuersoftware absetzen: So wird Ihr Steuer-Tool zur Betriebsausgabe

Die jährlichen Kosten für Steuersoftware können sich schnell summieren – besonders wenn Sie auf professionelle Tools setzen. Die gute Nachricht: In den meisten Fällen können Sie diese Ausgaben steuerlich geltend machen und sich einen Teil des Geldes vom Finanzamt zurückholen. In diesem Guide erkläre ich Ihnen genau, wie Sie Steuersoftware richtig absetzen und welche Regeln dabei gelten.

Grundregeln: Wann ist Steuersoftware absetzbar?

Für Selbstständige und Freiberufler

Als Selbstständiger oder Freiberufler können Sie Steuersoftware vollständig als Betriebsausgabe absetzen. Das gilt für:

  • Buchhaltungssoftware wie Lexoffice, sevDesk oder Kontist
  • Reine Steuerprogramme wie WISO Steuer, Buhl Tax oder Smartsteuer
  • Spezialisierte Tools für EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung oder DATEV-Export
  • Mobile Apps und Cloud-Lösungen für die Steuererklärung

Wichtig: Die Software muss überwiegend beruflich genutzt werden. Bei gemischter Nutzung (privat + beruflich) müssen Sie den Anteil schätzen und dokumentieren.

Für Arbeitnehmer

Als Arbeitnehmer können Sie Steuersoftware als Werbungskosten absetzen, allerdings mit einer wichtigen Einschränkung: Die Absetzung lohnt sich nur, wenn Ihre gesamten Werbungskosten den Pauschbetrag von 1.230 Euro (2024) übersteigen.

Beispiel:

  • Steuersoftware: 35 Euro
  • Fachliteratur: 150 Euro
  • Fortbildung: 800 Euro
  • Arbeitsmittel: 400 Euro
  • Gesamt: 1.385 Euro

→ Nur 155 Euro (1.385 - 1.230) wirken sich steuermindernd aus.

So setzen Sie Steuersoftware korrekt ab

Eintragung in der Steuererklärung

Selbstständige (Anlage EÜR):

  • Position: “Sonstige betriebliche Ausgaben” oder “EDV-Kosten/Software”
  • Betrag: Vollkosten eintragen
  • Kategorisierung: Als “sofort abziehbare Betriebsausgabe”

Arbeitnehmer (Anlage N):

  • Position: “Arbeitsmittel” (Zeile 41-48)
  • Alternative: “Fortbildungskosten” bei Lern-Software
  • Betrag: Anschaffungskosten oder Jahresabo-Kosten

Besondere Regelungen

Abo vs. Einmalkauf:

  • Jahresabos: Vollständig im Jahr der Zahlung absetzbar
  • Mehrjahres-Lizenzen: Abschreibung über die Nutzungsdauer
  • Updates: Sofort absetzbar als Wartungskosten

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG): Software bis 800 Euro (netto) kann sofort vollständig abgeschrieben werden. Bei höheren Kosten ist eine Abschreibung über 3 Jahre erforderlich.

Praktische Absetzungsbeispiele

Beispiel 1: Einzelunternehmer mit Lexoffice

Situation: Freiberuflicher Grafikdesigner nutzt Lexoffice Business (19,90€/Monat)

Berechnung:

  • Jahreskosten: 19,90€ × 12 = 238,80€
  • Steuerersparnis (bei 30% Steuersatz): 71,64€
  • Effektive Kosten: 167,16€

Eintragung: Anlage EÜR → “Sonstige betriebliche Ausgaben” → 238,80€

Beispiel 2: Angestellter mit WISO Steuer

Situation: Angestellter kauft WISO Steuer-Sparbuch für 39,99€

Berechnung:

  • Weitere Werbungskosten: 1.100€ (unter Pauschbetrag)
  • Gesamte Werbungskosten: 1.139,99€
  • Steuereffekt: 0€ (unter Pauschbetrag)

Alternative: Homeoffice-Pauschale nutzen (1.260€), die Software-Kosten mit abdeckt

Beispiel 3: Kleinunternehmer mit mehreren Tools

Situation: Kleinunternehmer nutzt verschiedene Tools

  • Smartsteuer: 14,95€
  • Banking-App Premium: 60€/Jahr
  • Belegerfassung-App: 120€/Jahr
  • Gesamt: 194,95€

Steuerersparnis: Bei 25% Grenzsteuersatz = 48,74€

Neue Homeoffice-Pauschale als Alternative

Seit 2023 gibt es eine interessante Alternative: Die Homeoffice-Pauschale von 1.260 Euro jährlich. Diese kann anstelle des häuslichen Arbeitszimmers genutzt werden und deckt pauschal alle Kosten für das Homeoffice ab – inklusive Software.

Vorteile der Pauschale:

  • Keine Einzelnachweise erforderlich
  • Deckt auch andere Homeoffice-Kosten ab
  • Einfache Anwendung ohne Flächenberechnung
  • Höher als viele individuelle Software-Kosten

Wann sich Einzelabsetzung lohnt: Nur wenn Ihre gesamten Homeoffice-Kosten (Software + Büromaterial + anteilige Miete, etc.) deutlich über 1.260€ liegen.

Belegpflicht und Dokumentation

Notwendige Unterlagen

Pflichtbelege:

  • Ordnungsgemäße Rechnung mit Ihren Daten
  • Nachweis der Zahlung (Kontoauszug)
  • Bei Ratenzahlung: Alle Abbuchungsbelege
  • Lizenzvereinbarung bei Mehrjahres-Software

Aufbewahrungsfristen:

  • Gewerbetreibende: 10 Jahre
  • Freiberufler: 10 Jahre
  • Arbeitnehmer: Bis zur Bestandskraft des Steuerbescheids

Dokumentations-Tipp

Erstellen Sie einen jährlichen “Software-Ordner” mit:

  • Screenshot der genutzten Programme
  • Rechnungen chronologisch sortiert
  • Kurze Notiz zum beruflichen Nutzungsanteil
  • Bei gemischter Nutzung: Schätzungsgrundlage dokumentieren

Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden

Fehler 1: Falsche Kategorisierung

Problem: Software als “Büroausstattung” statt “EDV-Kosten” eingetragen
Lösung: Korrekte Zuordnung nach Art der Software

Fehler 2: Private Nutzung nicht berücksichtigt

Problem: 100% Absetzung bei teilprivater Nutzung
Lösung: Realistischen beruflichen Anteil schätzen (meist 70-90%)

Fehler 3: Fehlende Belege

Problem: Software per App Store gekauft, Rechnung nicht gespeichert
Lösung: App Store-Quittungen und Kreditkartenabrechnung als Nachweis

Fehler 4: Mehrjahres-Lizenzen falsch behandelt

Problem: 3-Jahres-Lizenz komplett im ersten Jahr abgesetzt
Lösung: Bei Kosten über 800€ Abschreibung über Laufzeit

Steueroptimierung: Timing der Anschaffung

Jahresende-Käufe

Wenn Sie wissen, dass Sie 2025 hohe Gewinne haben werden, kann es sinnvoll sein, notwendige Software-Anschaffungen noch in 2024 zu tätigen:

Beispiel:

  • Dezember 2024: 3-Jahres-Lizenz für 600€ kaufen
  • Absetzung: Sofort 600€ als GWG
  • Steuerersparnis in 2024 statt Verteilung über 3 Jahre

Abo vs. Einmalkauf steuerlich

Jahresabo: Flexibel, volle Absetzung jährlich
Einmalkauf: Bei GWG (unter 800€) sofort voll absetzbar
Mehrjahres-Lizenz: Planbare Kosten, aber Abschreibung nötig

Spezialfälle und Besonderheiten

Software für verschiedene Mandanten

Steuerberater/Buchhalter: Software-Kosten können auf Mandanten umgelegt werden
Absetzung: Trotzdem als eigene Betriebsausgabe möglich

Updates und Maintenance

Jährliche Updates: Sofort als Betriebsausgabe absetzbar
Support-Verträge: Als laufende Kosten behandeln
Major-Upgrades: Je nach Umfang ggf. als neue Anschaffung

Cloud vs. Desktop-Software

Steuerlich identisch behandelt: Beide Modelle sind gleich absetzbar
Dokumentation: Bei Cloud-Software monatliche Abrechnungen sammeln

Fazit: Steuersoftware clever absetzen

Die Absetzung von Steuersoftware ist in den meisten Fällen problemlos möglich und kann Ihre Steuerlast spürbar reduzieren. Besonders Selbstständige profitieren von der vollen Absetzbarkeit als Betriebsausgabe. Für Arbeitnehmer ist die neue Homeoffice-Pauschale oft die einfachere Alternative.

Die wichtigsten Punkte im Überblick:

  • Selbstständige: Vollständige Absetzung als Betriebsausgabe
  • Arbeitnehmer: Als Werbungskosten oder über Homeoffice-Pauschale
  • Belege mindestens 10 Jahre aufbewahren
  • Bei gemischter Nutzung beruflichen Anteil dokumentieren
  • Software unter 800€ als GWG sofort voll absetzbar

Wenn Sie nach der passenden Software suchen, die sich optimal absetzen lässt, empfehle ich Ihnen unseren Vergleich der besten Steuertools für Selbstständige. Dort finden Sie nicht nur die Funktionen, sondern auch die genauen Kosten der verschiedenen Anbieter. Falls Sie als Kleinunternehmer tätig sind, gibt es in unserem speziellen Kleinunternehmer-Guide gezielt auf diese Zielgruppe zugeschnittene Software-Empfehlungen.

Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Bei komplexeren Fällen sollten Sie einen Steuerberater konsultieren.